AB MEDYA SPORTİF DANIŞMANLIK TEKSTİL VE GIDA TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

MADDE 1- AMAÇ
Kişisel verileri saklama ve imha politikası AB Medya Sportif Danışmanlık Tekstil ve Gıda Ticaret Limited Şirketi (Bundan sonra “AB Medya” ya da “ Şirket” olarak anılacaktır.) tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması ve imhasına yönelik iş ve işlemler konusundaki usulleri ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

MADDE 2- KAPSAM
Şirket çalışanlarına, çalışan adaylarına, ürün ve hizmet alıcısı kişilere, potansiyel ürün ve hizmet alıcılarına, ziyaretçilere, tedarikçilere ve ait kişisel veriler bu politika kapsamındadır. Şirketin sahip olduğu ya da şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu politika uygulanır.

MADDE 3- TANIMLAR

• Alıcı grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
• Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
• Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
• Çalışan: Şirket personeli.
• Elektronik ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
• Elektronik olmayan ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
• Hizmet sağlayıcı: Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.
• İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
• İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.
• İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
• Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
• Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
• Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
• Kişisel veri işleme envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini açıklayan envanter.
• Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
• Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
• Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
• Periyodik imha: Belirtilen aralıklarla gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
• Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası.
• Şirket: AB Medya Sportif Danışmanlık Tekstil ve Gıda Ticaret Limited Şirketi.
• Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
• Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
• Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.
• VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi.
• Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

MADDE 4- SORUMLULUK VE GÖREVLER
Şirketin tüm çalışanları ve birimleri; kişisel verilerin hukuka uygun olarak elde edilmesi, işlenmesi ve saklanması konusunda sorumlu birimlere tam ve aktif destek verir. Politika kapsamında alınan idari ve teknik tedbirlerin uygulanmasında, birim çalışanlarının eğitilmesinde, çalışanların farkındalığının sağlanmasında, artırılmasında ve izlenmesinde, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesinde ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak muhafazasında tüm çalışanlar ve birimler, sorumlu birimlere destek olur.
Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım EK TABLO: 1’de gösterilmiştir.

MADDE 5- KAYIT ORTAMLARI
Kişisel veriler, şirket tarafından EK TABLO: 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde muhafaza edilir.

MADDE 6- SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

• Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması
• Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması
• Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla şirketin meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması
• Kişisel verilerin şirketin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması
• Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi
• Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması

MADDE 7- SAKLAMAYI GEREKTİREN İŞLEME AMAÇLARI

• Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Mal ve hizmet satın alım süreçlerinin yönetilmesi
• Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi
• Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
• Ürün hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
• Mal ve hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi
• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
• Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi
• Ziyaretçi ve üye kayıtlarının oluşturulması ve takibi
• İş sağlığı güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi
• Yetkili kişi kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi
• Hizmetin ifası
• Fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması

MADDE 8- İMHAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

• Kişisel verinin işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması
• Kişisel verinin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması
• Kanunun 11. maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

MADDE 9- TEKNİK TEDBİRLER

• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılır
• Şifreleme yapılır
• Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişisel veriler şifrelenerek aktarılır
• Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır
• Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli yöntemler ile korunur

MADDE 10- İDARİ TEDBİRLER

• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik tedbirlerinin alınır
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere karşı güvenliğinin sağlanır
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliğinin sağlanır
• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri bulunur
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır
• Gizlilik taahhütnameleri yapılır
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkilerinin iptali yapılır
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içerir
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılır
• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir
• Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar

MADDE 11- KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ YÖNTEMLERİ
Kişisel veriler EK TABLO: 3’te belirtilen yöntemlerle silinir.

MADDE 12- KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ YÖNTEMLERİ
Kişisel veriler EK TABLO: 4’te belirtilen yöntemlerle yok edilir.

MADDE 13- SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Şirket tarafından kişisel verilerin saklama süresi belirlenirken; öncelikle yasal mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Bunun haricinde; EK TABLO: 5’te yer alan saklama ve imha süresi tablosu esas alınır.

MADDE 14- PERİYODİK İMHA SÜRESİ
Şirket her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

MADDE 15- POLİTİKANIN YAYIMLANMASI, SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuoyuna ilan edilir. Basılı kâğıt nüshası şirket bünyesinde saklanır. Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli bölümler güncellenir.

MADDE 16- YÜRÜRLÜK
Politika, şirketin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, politikanın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile şirket tarafından saklanır.

EK TABLO: 1 Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

UNVANI	BİRİMİ	GÖREVİ
Şirket Yetkilisi	Şirket	Çalışanların politikaya uygun davranmasından sorumludur.
Şirket Yetkilisi	Şirket	Politikanın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden sorumludur.
Şirket Yetkilisi	Şirket	Politikanın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.
Şirket Yetkilisi	Şirket	Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.

EK TABLO: 2 Kişisel Veri Saklama Ortamları

Elektronik Ortamlar	Elektronik Olmayan Ortamlar
Kişisel bilgisayarlar	Kağıtlar
Mobil Cihazlar	Yazılı ve basılı ortamlar
Yazıcılar, tarayıcılar, fotokopi makineleri	Görsel kayıtlar
Çıkarılabilir ve taşınabilir bellekler	Manuel veri kayıtları

EK TABLO: 3 Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri

• Dijital ortamlarda kişisel veriler üzerine yazma veya geri dönüşsüz silme
• Yedeklerin imha edilmesi
• Kağıt ortamda silme veya parçalara ayırma

EK TABLO: 4 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri

• Elektronik ortam: Format, fiziksel tahrip veya manyetik alanla yok etme
• Kağıt ortam: Parçalama, yakma veya kimyasal yöntem
• Diğer ortamlar: Ortam türüne uygun geri dönüştürülemez yok etme

EK TABLO: 5 Saklama ve İmha Süresi Tablosu

Kişisel Veri Türü	Saklama Süresi	İmha Yöntemi
Çalışan Verileri	Mevzuatta öngörülen süre	Dijital: Geri dönüşsüz silme, Kağıt: Parçalama
Müşteri Verileri	İşlem ve sözleşme süreleri boyunca	Dijital: Format veya üzerine yazma, Kağıt: Parçalama veya yakma
Ziyaretçi Kayıtları	1 yıl	Dijital: Geri dönüşsüz silme
Tedarikçi Verileri	Sözleşme bitiminden 5 yıl sonra	Dijital: Üzerine yazma, Kağıt: Parçalama